Erfassung von Auslandsaufenthalten in der Promovierendenverwaltungssoftware

Basisdaten zur betrachteten Hochschule:

• Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU), 10 Fakultäten, 18.219 Studierende (WS 16/17)
• Promovierende: 3503, davon 877 Medizin (1. Januar 2017)
• Erfassungssystem: docata (bzw. „doc-in“)

Allgemeine Informationen zur Promovierendenerfassung:

An der Friedrich-Schiller-Universität werden seit dem Wintersemester 2009/10 Promovierendendaten erhoben. Da die genaue Kenntnis der Anzahl und Zusammensetzung der Promovierenden sowie deren Promotionsverläufe für den Betrieb der 2007 eingerichteten Graduierten-Akademie entscheidend ist, wurde im Jahre 2009 die Promovierendenerfassungssoftware docata (an der Universität Jena als „doc-in“ bezeichnet) eingeführt. Erfasst werden auch Promovierende, die nicht immatrikuliert sind. An der FSU besteht keine Immatrikulationspflicht, der Anteil der nicht-eingeschriebenen Promovierenden an der Universität Jena beträgt 57%. Ende April 2017 wurde die Software auf eine neue Version umgestellt, welche die HStatG-konforme Erfassung ermöglicht. Beginnend im WS 2017 soll im Rahmen der jährlichen Statusaktualisierung der Promovierenden eine regelmäßige Abfrage zu allen wichtigen Daten erfolgen, um die Datenqualität zu verbessern.

Die Absolventenstatistik für Promovierende wird über doc-in / docata erstellt und an die Studierendenverwaltung übermittelt. Dort erfolgt die Zusammenführung mit Studierendendaten, wobei eine Doppelerfassung im Falle von immatrikulierten Promovierenden vermieden wird.

Erfassung der Auslandsaufenthalte von Promovierenden:

Die generelle Datenerfassung der Promovierenden sowie die Erfassung von Auslandsaufenthalten orientiert sich am UniWiND Leitfaden für einen einheitlichen Datensatz. Bei den Auslandsaufenthalten werden alle Merkmale abgefragt, die gemäß dem novellierten HStatG erhoben werden müssen: Land des Aufenthalts, Dauer (Zeitraum von … bis …), Art des Auslandsaufenthalts sowie Art des Förder- bzw. Mobilitätsprogramms. Die Erfassung von promotionsbezogenen Forschungsaufenthalten behandelt grundsätzlich Aufenthalte im In- und Ausland gleich. Die Unterscheidung von Auslandsaufenthalten, die im Rahmen des Hochschulstatistikgesetzes erhoben werden müssen, wird über das Merkmal „Land des Aufenthalts“ vollzogen.

Der UniWiND Leitfaden sieht für das Merkmal „Art des Aufenthalts“ eine weitergehende Unterteilung vor (Forschungsaufenthalt / Qualifizierung / Sonstige). Die FSU Jena folgt diesem Vorschlag weitestgehend; erfasst wird in den Kategorien:

• 0301 Forschungsaufenthalte (Feldforschung, Archiv und Bibliotheksarbeit),
• 0302 Qualifizierung (Summer Schools, Methodenkurse, promotionsbezogene Sprachkurse), und
• 0201 Praktikum.

Die Nummerierung ist dabei an die Vorgaben des Hochschulstatistikgesetztes angelehnt (01 Studium / 02 Praktikum / 03 Sonstige).

Die Kategorie Praktikum wird verwendet, weil ein DFG Graduiertenkolleg an der FSU Praktika für Promovierende vorsieht. Die im Leitfaden vorgeschlagene Kategorie „Sonstige“ entfällt, um den Aufwand bei der Datenaufbereitung gering zu halten.

Docata bietet die Möglichkeit, getrennt zu Forschungsaufenthalten auch Konferenzteilnahmen im In- und Ausland zu erfassen. Die Universität Jena nutzt diese Funktion jedoch vorerst nicht.

Die Abfrage der Förder- bzw. Mobilitätsprogramme erfolgt nicht durch Zuordnung zu übergeordneten Kategorien (z.B. „EU-Programm“, „Sonstiges internationales Programm“), sondern durch die direkte Abfrage der Finanzierung (z.B. „Erasmus+“, „Marie Curie“ etc.). Zugrunde liegt die Annahme, dass Promovierende die (Haupt-)Finanzierungsquelle ihres Forschungsaufenthalts leicht benennen können und dass sich aus dieser die Art des Programms schließen lässt.

Die Forschungsaufenthalte Promovierender wurden im November 2017 erstmalig über eine Nacherhebung erfasst und werden fortan einmal jährlich über eine Statusaktualisierung abgefragt. Zusätzlich werden Forschungsaufenthalte im Ausland in den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens mit aufgenommen. Dieser Antrag wird über docata ausgefüllt. Die Promovierenden können im Zuge der Antragstellung Daten ändern und ergänzen.

Finanzieller & personeller Aufwand:

Da die Promovierenden die Daten selbst eingeben, entsteht kein zusätzlicher personeller Aufwand für die Datenerfassung. Die Sichtung und Aufbereitung der Daten wird durch vorhandene Personalkapazitäten (Stellenanteil 50 v.H.) abgedeckt.

Die Erfassung von Forschungsaufenthalten ist in docata bereits vorgesehen, hierfür entstanden zum Lizenzerwerb keine gesonderten Kosten.

Wirksamkeit & Ausblick:

Bei der Erfassung der Auslandsaufenthalte sowie der Beurteilung der fachlichen Relevanz für die Promotion kommt der Eigenverantwortung der Promovierenden eine tragende Rolle zu. Die regelmäßige Abfrage von Auslandsaufenthalten soll eine hohe Datengenauigkeit gewährleisten. Durch die Auflistung der Auslandsaufenthalte im Antrag auf Verfahrenseröffnung, deren Richtigkeit durch die Unterschrift durch die Promovierenden bestätigt wird, wird eine gute Datenqualität erwartet.

Zur Erfassung von Forschungsaufenthalten von Promovierenden gibt es bisher an der FSU keine bzw. wenig Erfahrungswerte. Nach Abschluss der Nacherhebung werden die Angaben zu Aufenthalten ausgewertet. In Abstimmung mit den Fakultäten, dem internationalen Büro und den Graduiertenprogrammen wird dann die Erhebung ggf. noch weiter angepasst. Dabei sollen auch Feedbacks der Promovierenden zur Erhebung (Rückfragen, Probleme bei der Dateneingabe) berücksichtigt werden.

Auch der Erfahrungsaustausch mit anderen Hochschulen im UniWiND Netzwerk „Datenbasis Promovierendenerfassung – Anwendungsmöglichkeiten und Konsequenzen“ oder im Rahmen von Veranstaltungen der UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen (UniKoN) soll zur Einordnung der Ergebnisse und der Weiterentwicklung der Erfassung beitragen.

Weiterführende Links und Informationen

Dieses Praxisbeispiel wurde in Kooperation mit der UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen (UniKoN) erstellt.

UniKoN-Internetpräsenz
Sammlung von Praxisbeispielen durch UniKoN
UniWiND Leitfaden für einen einheitlichen Datensatz