Qualitätsmanagementsystem

Der DAAD hat seit 2014 ein Qualitätsmanagement-System nach der international anerkannten Norm DIN EN ISO 9001 aufgebaut, das kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt wird.

Das Managementsystem umfasst dabei als Anwendungsbereich die Zentrale in Bonn mit den dort verorteten Kern,- Führungs- und Unterstützungsprozessen der Abteilungen Zentrale Verwaltung, Strategie, Stipendien, Projekte und Kommunikation sowie den zugehörigen Au-ßenstellen.

Das Qualitätsmanagement-System berücksichtigt dabei die Strukturen und allgemeinen Rahmenbedingungen, in denen sich der DAAD bewegt, sowie weitere Themen wie Informationssicherheit, Arbeitssicherheit und Datenschutz. In Prozessbeschreibungen, Handbüchern und Arbeitsanweisungen werden standardisierte Verfahren und Arbeitsabläufe beschrieben, die für alle Mitarbeitenden eine verbindliche Orientierung bieten.

Die Festlegung von verbindlichen Verfahren und Regelungen bedeutet dabei nicht, sich in starren Strukturen zu bewegen. Managementaktivitäten werden im DAAD als lebendige Verfahren verstanden, die in den Arbeitsalltag integriert sind. Das Qualitätsmanagement-System nimmt die Gegebenheiten und Besonderheiten auf und führt sie zusammen. Dazu gehören die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, die Herstellung von Transparenz von Abläufen und Kommunikationswegen, der Austausch von Informationen und damit letztlich die Strukturierung eines funktionierenden Miteinanders im Arbeitsalltag.

Dabei sind die Managementaktivitäten selbst Prozesse, die einer ständigen Weiterentwicklung unterliegen. Sie fordern immer wieder zur Verbesserung und Weiterentwicklung heraus, regen an, über Abläufe und Schnittstellen nachzudenken und diese stetig anzupassen und zu optimieren.

Die Zertifizierung des Qualitätsmanagement-Systems konnte erstmals 2018 durch eine externe Zertifizierungsstelle ohne Abweichung von der Norm ausgesprochen werden. Seitdem wurde die Einhaltung der Anforderungen der ISO 9001 einmal jährlich ohne Beanstandung durch die Zertifizierungsstelle bewertet.

Klima- und Umweltmanagementsystem

Um den Beitrag des DAAD zu Klima- und Umweltschutz weiter zu steigern und eine Verbesserung der Umweltleistung zu erreichen, wurde ein Klima- und Umweltmanagementsystem nach DIN EN ISO 14001 aufgebaut, das kontinuierlich verbessert wird.

Der Anwendungsbereich des Klima- und Umweltmanagements umfasst die Zentrale in Bonn mit allen Abteilungen.

Eine Steuerungsstruktur definiert Beteiligte, Rollen und Verantwortlichkeiten. Das „Umwelt-team“ bündelt fachliche Expertise zu relevanten Handlungsfeldern wie nachhaltige Mobilität, Veranstaltungsmanagement, Vergabe und Einkauf oder Energie- und Gebäudemanagement.

In die Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems fließen Veränderungen hinsichtlich des Umfelds, der Partner und Stakeholder sowie der relevanten Themen und Anforderungen ein.

Die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeitenden in das Klima- und Umweltmanagement wird durch eine eigene Steuerungs- und Beteiligungsstruktur unterstützt. Ein Vorschlagswesen eröffnet Mitarbeitenden zudem die Beteiligung an den Verbesserungsmaßnahmen und Weiterentwicklungen des Klima- und Umweltmanagements.