Praxisbeispiel Universität Mannheim

Stefanie Eichler/Universität Mannheim

Datenaustausch zwischen Akademischen Auslandsamt und der Prüfungsverwaltung

Basisdaten zur betrachteten Hochschule:

  • Universität Mannheim, ca. 12.000 Studierende (WS 15/16)
  • Hochschuljahr 2015/2016: 1.100 temporäre Auslandsaufenthalte
  • Anerkennungsquote (ggf. Schätzwert): vollständige Anerkennung: 84 %; teilweise Anerkennung: 14 %. Auf die Frage, warum Leistungen nur teilweise anerkannt wurden, gaben 38% der Studierenden an, keine vollständige Anerkennung beantragt zu haben (Ergebnisse laut einer Befragung der Outgoing-Studierenden im Frühjahr 2016)

Organisatorische Abwicklung/ Koordinierung:

Hinsichtlich der Erfassung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten ist an der Universität Mannheim folgende Vorgehensweise angedacht, die mit allen beteiligten Stellen (Akademisches Auslandsamt, Studienbüros, Prüfungsausschüsse, Rechenzentrum) abgestimmt wurde bzw. aktuell abgestimmt wird:

Bei studienbezogenen Auslandsaufenthalten, die vom Akademische Auslandsamt verwaltet werden (Auslandssemester im Rahmen des Erasmus-Programms oder einer Hochschulpartnerschaft), sollen die Merkmale (Staat, Dauer und Art des Aufenthaltes, Art des Mobilitätsprogramms) aus dem mit Hilfe eines Mobilitätsverwaltungssoftware erfassten  Datenbestands des Akademischen Auslandsamtes (AAA) in die Prüfungsverwaltungssoftware migriert werden, wo sie manuell mit den anerkannten Leistungen  verknüpft werden müssen. Die erstmalige Migration der Daten aus der Mobilitätsverwaltungssoftware ist für Januar 2017 angesetzt und soll dann in regelmäßigen Abständen stattfinden.  

Bei studienbezogenen Auslandsaufenthalten, die NICHT vom Akademischen Auslandsamt verwaltet werden (z. B. Studienaufenthalte an ausländischen Hochschulen als Freemovers, Praktika, Summer Schools, Sprachkurse), wurden die Prüfungsausschüsse per Schreiben gebeten, den Studienbüros die erforderlichen Daten entsprechend den Vorgaben des Schlüsselverzeichnisses für die Studenten- und Prüfungsstatistik zur Verfügung zu stellen. Die Übermittlung der Daten soll zusammen mit der Unterlage über die anerkannten Leistungen (in der Regel: Kopie des Anrechnungsbescheides) erfolgen. Idealerweise werden dafür einfach Staat, Dauer und Art des Aufenthaltes nach folgendem Schema handschriftlich auf der Unterlage vermerkt werden:

•         Frankreich / 5 Monate / Praktikum (für ein 5monatiges Praktikum in Frankreich)

Zur einfacheren Handhabung wurden den Prüfungsausschüssen Formularstempel zur Verfügung gestellt, welche die erforderlichen Datenfelder enthalten (Muster siehe PowerPoint-Präsentation). Dieser soll auf die übermittelte Unterlage gesetzt und ausgefüllt werden.

Zusätzlich gibt es an der Universität Mannheim ein Verfahren zur Erfassung von Free Movers. Bei der Anerkennung von aus dem Ausland erworbenen Leistungen wurde eine „Extraschleife“ zwischen Prüfungsausschuss und AAA eingeführt. Der Prüfungsausschuss bearbeitet die Anerkennung der Auslandsleistungen erst nachdem der Studierende das Learning Agreement, das Transcript of Records und eine Bestätigung des AAA vorgelegt hat.  Eine Bestätigung des AAA erhalten die auslandsmobilen Studierenden, wenn sie entweder einen Erfahrungsbericht über den Aufenthalt an einer Partneruniversität eingereicht haben, oder, falls der Aufenthalt nicht über ein Partnerprogramm absolviert wurde, im Rahmen eines Infoaustausches.

Finanzieller & personeller Aufwand:

Die Mobilitätsdaten werden bereits seit 2003 durch das AAA in eine Mobilitätsverwaltungssoftware eingepflegt. Diese Daten werden u.a. im Rahmen des Qualitätsmanagements für verschiedene hochschulinterne Zwecke genutzt. Da das Thema Internationalisierung in den vergangenen Jahren aufgrund der Förderung der Universität Mannheim im Rahmen des Bund-Länder-Programms für bessere Studienbedingungen und mehr Qualität in der Lehre (SQL) zum Thema “Internationalisierung“ weiter an Bedeutung gewann, wurde es z.B. zur Überprüfung von Antragszielen dringend erforderlich, jeweils aktuell und unaufwändig auf einen akkurat gepflegten Datenbestand zurückgreifen zu können.

Die Prüfungsverwaltung der Universität Mannheim ist zentral in Studienbüros organisiert und besteht aus 13 Sachbearbeitern bzw. 10,5 Stellen, dabei erfolgt die Datenlieferung für die Prüfungsstatistik für alle Studiengänge zentral. Der Personalmehraufwand infolge der Umsetzung des Hochschulstatistikgesetzes wird von der Universität Mannheim im Dezernat für Studienangelegenheiten auf einen einmaligen Bedarf 0,1 Endgeldgruppe 13 (Studienbüros, Zulassungsstelle und Auslandsamt) und als dauerhafter Bedarf 0,1 E 8 / E 9 (Zulassungsstelle und Studienbüros, im AAA entsteht kein dauerhafter zusätzlicher Bedarf) geschätzt.

Wirkungsgrad & Ausblick:

Aufgrund der auf die Datenpflege bezogenen sehr guten Ausgangslage, sieht sich die Universität Mannheim bezüglich der neuen Datenanforderungen durch die Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes gut vorbereitet. Die Koordination der verschiedenen Maßnahmen und Absprachen unter den jeweiligen Ansprechpartnern erforderte insbesondere Kapazitäten auf Leitungsebene, da es zunächst galt zu analysieren, wo in der Hochschule die erforderlichen Daten bereits vorhanden und auf welche Weise diese möglichst unaufwändig zusammenführbar sind bzw. an welcher Stelle ggf. zusätzliche Daten am unaufwändigsten erhoben werden können. Der hierfür entstehende Aufwand sollte aus Sicht der Universität Mannheim nicht nur als weitere notwendige Bürde, sondern insbesondere als Chance begriffen werden. Die Kommunikation zwischen den verschiedenen hochschulinternen Stellen wird gefördert und letztlich wir die Verwaltung somit in der Lage sein, für die jeweilige Internationalisierungsstrategie relevante Daten schnell und unkomplizierter als bislang für die Hochschulleitung aufzubereiten.

Kontakt:

Birgit Heilig
Leitung Akademisches Auslandsamt
Universität Mannheim
Mail: heilig@verwaltung.uni-mannheim.de

Anja Zschiedrich
Leitung Studienbüro
Universität Mannheim
Mail: zschiedrich@verwaltung.uni-mannheim.de

Stand: 10.02.2017