Praxisbeipiel Universität zu Köln

Thomas Josek/Uni Köln

Hochschulweites Meldesystem von temporären Auslandsaufenthalten

Basisdaten zur betrachteten Hochschule:

  • Universität zu Köln, ca. 50.000 Studierende (WS 15/16)
  • Hochschuljahr 2014/2015: rund 1.500 dokumentierte temporäre Auslandsaufenthalte

Organisatorische Abwicklung:

Die Universität zu Köln hat aktuell, durch Initiative des International Office (IO) und in enger Abstimmung mit der Hochschulleitung, ein fakultätsübergreifendes Meldesystem von temporären Auslandsaufenthalten, die im Zusammenhang mit dem Studium absolviert wurden, in der Zielvereinbarung der Hochschule verankert. Damit sind alle Fakultäten verbindlich dazu aufgerufen, halbjährlich bzw. jährlich Angaben über temporäre Auslandsaufenthalte der Hochschulstudierenden an das IO zu übermitteln. Das IO stellt hierfür den für Internationales verantwortlichen Fakultätsmitarbeitern ein Abfrageformular zur Verfügung, das nach Befüllung und Übermittlung durch die Mitarbeiter vom IO in die dort genutzte Datenverwaltungssoftware eingepflegt wird. Damit sollen beispielsweise auch Summer Schools dokumentiert oder Pflichtpraktika von Medizinstudierenden, die über die zentrale Prüfungsverwaltung in Düsseldorf erfasst werden, verbindlich an das IO gemeldet werden.

Um zusätzlich bisher nicht bekannte Auslandsaufenthalte zu erfassen, bestehen auf Fakultätsebene vereinzelt finanzielle Anreize zur Meldung durch die auslandsmobilen Studierenden. Zum Beispiel bietet das Zentrum für Internationale Beziehung (ZIB) der medizinischen Fakultät als Anreiz der Eigenmeldung durch die Free Movers an das ZIB eine monatliche Förderung von 150€, d.h. für jeweils vier abgeschlossene Wochen im Ausland, an. Diese Förderung wird insbesondere von auslandsmobilen Studierenden ins außereuropäische Ausland oder in europäische Länder genutzt, die nicht über eine Erasmuspartnerschaft oder sonstige Förderprogramme eine Förderung erhalten. Die Maßnahme hat bereits zur Reduktion der bislang nicht erfassten Auslandsaufenthalte innerhalb der Fakultät geführt. Auf die Förderung aufmerksam gemacht wird in diversen Einführungsveranstaltungen, die Fördergelder stammen aus Programmgeldern des Landesamts zur Qualitätssicherung. Durch vorab festgelegte Zielvereinbarungen zu Outgoing-Mobilitätszahlen der Hochschule zwischen Landesamt und Universität können die entsprechenden Gelder ausgezahlt werden.

Personeller Aufwand:

Die verbindliche Meldung von Auslandsaufenthalten durch die Fakultätsmitarbeiter aller sechs Fakultäten der Universität befindet sich aktuell in der ersten Erhebungsphase, die Anzahl der mit der Datenerfassung und -meldung beschäftigten Mitarbeiter an den Fakultäten unterscheidet sich dabei nach Größe und Umfang der Auslandsmobilitäten der Fachbereiche. Die Dateneingabe aus den Meldeformularen in die Datenverwaltungssoftware des IO wird durch die Mitarbeiter im IO erfolgen. 

Wirkungsgrad & Ausblick:

Durch die Einführung eines hochschulweiten Meldesystems über temporäre Auslandsaufenthalte sollen die Auslandsmobilitäten, die eigenständig oder über Fakultätsprogramme absolviert werden, zukünftig auch dem IO bekannt sein, so dass ein deutlich weitreichenderer Überblick über während des Studiums absolvierte Auslandsaufenthalte der Hochschulstudierenden vorliegen wird. Die umfassende und belastbare Darstellung der Mobilitätsdaten wird für alle Beteiligen an der Universität zu Köln von Vorteil sein. Um die Datenübermittlung studienbezogener Auslandsaufenthalte gemäß den Vorgaben der novellierten Hochschulstatistik im Rahmen der Prüfungsstatistik zu erfüllen, wird aktuell noch durch eine hochschulweite Arbeitsgruppe geprüft, ob auf die umfangreichen Daten aus dem IO zurückgegriffen und hierfür Schnittstellen eingerichtet werden sollen. 

Kontakt

Christiane Biehl, M.A.

Dezernat "Internationales"
Abteilungsleiterin "Internationale Mobilität"
Universität zu Köln
Tel: + 49 221 470 27 69
Mail: c.biehl@verw.uni-koeln.de

Brit Sperber

Dezernat "Internationales"
stellv. Abteilungsleiterin "Internationale Mobilität"
Universität zu Köln
Tel: + 49 221 470 4438
Mail: b.sperber@verw.uni-koeln.de

Stand: 09.10.2017