Verfahren zur Erhebung und Zusammenführung von Daten

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Nachfolgend wird schwerpunktmäßig beschrieben, wie die Prüfungsämter hochschulintern an die Informationen zu studienbezogenen Auslandsaufenthalten gelangen, die an die amtliche Statistik geliefert werden sollen. Grundsätzlich können temporäre Auslandsaufenthalte mit Bezug zum Studium über eine Vielzahl von hochschulinternen, als auch externen Stellen koordiniert werden, sodass dort auch entsprechend Daten über die Auslandsmobilität gesammelt werden.

Aufgabe der Hochschulen wird es sein, die Erfassung von Informationen zur Credit Mobility in bereits bestehende Datenerhebungsprozesse einzubinden bzw. die bereits vorliegenden Daten bedarfsgerecht zu nutzen und zusammenzuführen.

Anpassungen der Dateneingabemasken

In einem ersten Schritt müssen die Datenmasken, die zur Verwaltung und Übermittlung von Prüfungsdaten genutzt werden, um die Eingabefelder zu temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten erweitert werden. Die Lieferdatensätze des Statistischen Bundesamt und der statistischen Landesämter wurden bereits um die entsprechenden Merkmale erweitert und die Campus-Management-Systeme der Hochschulen wurden oder werden aktuell entsprechend angepasst. Sofern die Hochschulen im International Office (IO)/ Akademischen Auslandsamt (AAA) auf weitere, spezifische Softwarelösungen zur Verwaltung der Auslandsmobilität zurückgreifen, werden dort in der Regel die benötigten Angaben zu temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten in bereits vorhandene Datenfelder eingetragen.

Mögliche Szenarien zur Datenerhebung von Credit Mobility

Die neu eingeführten Eingabefelder zu temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten sind mit den Angaben zu Aufenthaltsdauer und -art, Gastland und Art des Mobilitätsprogrammes sowie Anzahl der im Ausland erworbenen ECTS-Punkte, die an der Heimathochschule in Deutschland für den Studiengang anerkannt wurden, zu befüllen. Um die Mobilitätsangaben zu erfassen und in die Datenfelder einzupflegen, sind verschiedene Herangehensweisen möglich.

Bei den folgenden vorgestellten Szenarien werden die Angaben zu studienbezogenen Auslandsaufenthalten aus den Verwaltungsdaten der Hochschule gewonnen. Hierzu werden die bereits bestehenden Datenerhebungsprozesse bei der Prüfungsverwaltung und im IO/AAA entsprechend angepasst, um die benötigten Mobilitätsmerkmale zusätzlich erfassen zu können.

Szenario 1: Datenerhebung von Credit Mobility bei der Prüfungsverwaltung

Die erforderlichen Angaben zu temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten der Hochschulgraduierten werden direkt beim Anerkennungsverfahren von Leistungen aus dem Ausland erhoben.

Die Anerkennung von Leistungen aus dem Ausland erfolgt an den Hochschulen grundsätzlich durch den zuständigen Prüfungsausschuss. Zur Anerkennung von im Ausland erworbenen Studienleistungen sind von den auslandsmobilen Hochschulstudierenden dort alle erforderlichen Unterlagen und Angaben einzureichen. Sofern für einen Hochschulgraduierten mindestens eine im Ausland erworbene, anerkannte Leistung verzeichnet ist, ist diese mit einem Auslandsaufenthalt zu verknüpfen. Die erforderlichen Angaben zum temporären Auslandsaufenthalt werden direkt beim Anerkennungsverfahren durch die Prüfungsverwaltung erfasst und in die dort vorliegende Datenbank oder verwendete Datenverwaltungssoftware eingepflegt.

Zur Umsetzung von Szenario 1 sind die Antragsformulare und Anerkennungsbescheide zur Anerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen um die Eingabefelder Aufenthaltsdauer und Aufenthaltsart, Gastland und Art des Mobilitätsprogrammes zu ergänzen. Die beim Anerkennungsverfahren erfassten Angaben sind dann in die Datenbank der Prüfungsverwaltung einzupflegen.

Prozessschritte und erforderliche Maßnahmen zu Szenario 1

Szenario 1


 

Szenario 2: Datenerhebung von Credit Mobility im IO/AAA

Temporäre Auslandsaufenthalte der Studierenden werden im IO/AAA einer Hochschule erfasst. Die dort gesammelten Angaben zur Credit Mobility werden an die zuständige Stelle zur Prüfungsverwaltung überführt, mit einer anerkannten Leistung aus dem Ausland verknüpft und dort in den Lieferdatensatz zur Prüfungsstatistik eingepflegt.

Über das IO/AAA erfolgen bereits überwiegend umfassende, systematische Dokumentationen der Auslandsaufenthalte von Hochschulstudierenden. Dabei werden insbesondere geförderte temporäre Auslandsaufenthalte, darunter zentral koordinierte Programmaufenthalte wie beispielsweise über Erasmus+ oder Hochschulpartnerschaften, verlässlich und unter Aufnahme aller erforderlichen Angaben erfasst. Darüber hinaus sind im IO/AAA bereits überwiegend entsprechende Datenverwaltungsprogramme in Benutzung, welche die Datenpflege erleichtern und spezifisch auf die Erfassung und Verwaltung der Auslandsmobilität zugeschnitten sind. Die im IO/AAA vorliegenden Angaben zu temporären Auslandsaufenthalten sind an die zuständige Stelle zur Prüfungsverwaltung zu überführen und mindestens einer dort dokumentierten, anerkannten Studienleistung (Einzelleistung, Modul oder Abschlussprüfung) aus dem Ausland zuzuordnen. Damit liegen in der Prüfungsverwaltung zu der aus dem Ausland anerkannten Studienleistung eines Hochschulgraduierten die erforderlichen Mobilitätsmerkmale vor und sind in den Lieferdatensatz zur Prüfungsstatistik einzupflegen.

Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, dass zu einem temporären Auslandsaufenthalt, der im IO/AAA erfasst ist, keine aus dem Ausland anerkannte Studienleistung vorliegt, weil hierfür keine Anerkennung beantragt oder genehmigt wurde. In diesem Fall ist die Credit Mobility in der Datenbank von IO/AAA enthalten, wird aber nicht in den Lieferdatensatz zur Prüfungsstatistik übernommen, weil hierfür nur temporäre studienbezogene Auslandsaufenthalte mit Anerkennung zu berücksichtigen sind.

Zur Umsetzung von Szenario 2 ist eine möglichst umfassende und zentrale Erhebung von temporären Auslandsaufenthalten durch das IO/AAA sicherzustellen Darüber hinaus sind ein systematischer Austausch sowie Datentransfermöglichkeiten zwischen IO/AAA und Prüfungsverwaltung einzuführen. Bei Nutzung von Softwarelösungen zur Datenverwaltung sind entsprechende Schnittstellen zwischen den Systemen einzurichten, die bereits von einzelnen Softwareanbietern entwickelt werden bzw. bei Bedarfsanmeldung von Seiten der Hochschulen durch die Softwareanbieter geplant werden können. Die im IO/AAA erfassten temporären Auslandsaufenthalte sind beim Datentransfer zur Prüfungsverwaltung schließlich mit aus dem Ausland anerkannten Leistungen zu verknüpfen.

Prozessschritte und erforderliche Maßnahmen zu Szenario 2

Szenario 2

 

Kombination von Szenario 1 & 2: Erfassung der Credit Mobility bei Prüfungsverwaltung und IO/AAA

Die benötigten Angaben zu studienbezogenen Auslandsaufenthalten werden sowohl aus dem Bestand der Verwaltungsdaten bei der Prüfungsverwaltung als auch aus dem IO/AAA gezogen.

Die Datenerhebung der Credit Mobility muss nicht ausschließlich bei der Prüfungsverwaltung oder im IO/AAA verortet sein, sondern kann in Verbindung der verschiedenen Datenquellen erfolgen. Hierfür werden sowohl die im IO/AAA dokumentierten Auslandsaufenthalte als auch die in der Prüfungsverwaltung über anerkannte Leistungen erfassten Auslandsaufenthalte berücksichtigt, welche sich gegenseitig ergänzen:

  • Bei studienbezogenen Auslandsaufenthalten, die vom IO/AAA verwaltet werden, können die benötigten Mobilitätsmerkmale aus dem dort gepflegten Datenbestand herangezogen und in die Datenbank bzw. Software der Prüfungsverwaltung überführt werden. Dies betrifft hauptsächlich Auslandssemester im Rahmen von Erasmus oder einer Hochschulpartnerschaft.
  • Die Angaben zu studienbezogenen Auslandsaufenthalten, die nicht vom IO/AAA verwaltet werden, sollen bei der Anerkennung von Leistungen aus dem Ausland über die Prüfungsausschüsse erfasst und in die Datenbank bzw. Software der Prüfungsverwaltung integriert werden. Darunter fallen überwiegend Auslandsaufenthalte, die außerhalb eines Programmes oder einer Hochschulpartnerschaft absolviert werden, insbesondere Auslandspraktika, Summer Schools und Sprachkurse.

Sicherung der Datenqualität

Die Angaben zur Credit Mobility sind ab dem Sommersemester 2017 im Rahmen einer aktuellen Prüfungsmeldung vollständig und zeitnah an die statistischen Ämter zu melden, sofern die temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalte vom zuständigen Prüfungsamt für den Studiengang anerkannt bzw. angerechnet wurden. Die Hochschulen müssen sicherstellen, dass sie die erforderlichen Angaben zu zurückliegenden studienbezogenen Auslandsaufenthalten bei einer aktuellen Prüfungsmeldung auch zeitnah und vollständig übermitteln können. Daher kann es für die Hochschulen zweckmäßig sein, temporäre studienbezogene Auslandsaufenthalte künftig regelmäßig zu erfassen bzw. für bereits Studierende nachzuerfassen

Nacherfassung / Ergänzungsmöglichkeit zu Verwaltungsdaten

Die oben beschriebenen möglichen Szenarien zur Datenerhebung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten sehen vor, dass die für die Prüfungsstatistik benötigten Mobilitätsangaben aus den Verwaltungsdaten entnommen werden. Insbesondere bei der Implementierung und Einführung der Datenerhebungsverfahren zur Credit Mobility könnte der Rückgriff auf Verwaltungsdaten vorerst unzureichend sein, weil beispielsweise

  • die Erfassung der benötigten Mobilitätsmerkmale beim Anerkennungsprozedere bisher nicht eingebunden war / noch nicht eingebunden werden konnte und eine rückwirkende Datenerfassung demnach nicht möglich ist (siehe Szenario 1);
  • über das IO/AAA (noch) keine umfassende Erhebung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten etabliert ist (siehe Szenario 2);
  • oder die (technischen) Möglichkeiten einer Zusammenführung vom Datenbestand des IO/AAA mit dem Datenbestand der Prüfungsverwaltung (noch) nicht gegeben sind.

Die Nachbefragung stellt eine naheliegende Möglichkeit dar, dass die Prüfungsämter der Hochschulen auch in der Übergangszeit zeitnah und vollständig Angaben zu zurückliegenden studienbezogenen Auslandsaufenthalten im Rahmen einer aktuellen Prüfungsmeldung liefern können. Hierfür soll von den Studierenden ein Fragebogen (Print/Online) zur Selbstauskunft ausgefüllt werden. Dieser erfasst alle erforderlichen Angaben zu dem temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalt und erfragt ferner, ob dem Hochschulgraduierenden für den berichteten Auslandsaufenthalt eine Leistung aus dem Ausland für den Studiengang angerechnet wurde.

Die Abfrage kann kurz vor dem Studienabschluss, beispielsweise bei der Anmeldung und Betreuung der Abschlussprüfung durch das Prüfungsamt, erfolgen und in die hierfür verwendeten Formulare eingebunden werden. Alternativ kann über Softwarelösungen eine Nacherfassungsseite eingerichtet werden, die von den Hochschulen nach Bedarf und zu einem gewünschten Zeitpunkt, beispielsweise bei der Rückmeldung in das nächste Semester, eingeblendet wird. Anhand der dadurch vorliegenden Angaben können die Hochschulen nachvollziehen, ob während des bisherigen Studiums bereits ein temporärer studienbezogener Auslandsaufenthalt absolviert wurde. Sobald ein Studierender eine Credit Mobility berichtet, kann die Auslandsmobilität mit den in der Prüfungsverwaltung erfassten Studienleistungen abgeglichen und mit einer aus dem Ausland anerkannten Leistung in den Prüfungsdaten verbunden werden.

Die Mobilitätsangaben aus vorherigen Semestern müssen demnach nicht einzeln per Hand nachgetragen werden, sondern können einmalig von den Studierenden abgefragt werden. Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass die Angaben auf der Selbstauskunft der Studierenden basieren. Hierfür sind noch Wege zu identifizieren, um eine möglichst hohe Rücklaufquote vollständiger und wahrheitsgemäß ausgefüllter Fragebögen sicherzustellen.

Plausibilitätskontrolle durch das zuständige statistische Landesamt

Sobald eine Angabe zu einem studienbezogenen Auslandsaufenthalt vorliegt (bspw. zu „Art des Auslandaufenthalts“), müssen auch alle übrigen Mobilitätsmerkmale, d.h. Angaben zur Aufenthaltsdauer sowie zum Gastland und der Art des Mobilitätsprogrammes, vollständig erfasst und übermittelt werden. Das zuständige statistische Landesamt prüft die Angaben zu temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten auf Vollständigkeit und fordert ggf. von den Hochschulen eine nachträgliche Datenergänzung an.

Erfassung von Credit Mobility außerhalb des ECTS-Punktesystems

Bei der Erfassung von temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten gemäß Hochschulstatistikgesetz sind auch anerkannte, studienbezogene Auslandsaufenthalte von Hochschulgraduierten zu berichten, die im Rahmen von Bildungsprogrammen ohne Vergabe von ECTS-Punkten absolviert wurden. Dies ist bei Studiengängen mit Staatsexamen der Fall, also in erster Linie in den Studiengängen Medizin, Rechtswissenschaften oder Lehramt, bei denen nicht oder nicht vollständig auf das ECTS-Punktesystem umgestellt wurde. In diesen Fällen handelt es sich bei den anerkannten Leistungen (sowohl aus dem In- als auch aus dem Ausland) nicht um ECTS-Punkte, sondern um Scheine. Beispielsweise können von der medizinischen Fakultät einer Universität Pflichtpraktika im Ausland vorgegeben sein. Diese werden für das Studium über das Landesprüfungsamt im Rahmen des Scheinerwerbs als im Ausland erworbene Leistung angerechnet. Demnach sind für die Prüfungsstatistik auch temporäre studienbezogene Auslandsaufenthalte zu berücksichtigen, für die zwar keine ECTS-Punkte, aber eine anderweitige Anerkennung für das Studium an der Heiminstitution erfolgt.

Dabei ist zu beachten, dass bei Studiengängen mit Staatsexamen die Anerkennung von Leistungen über Landesprüfungsämter abgewickelt wird und die auslandsmobilen Studierenden dort alle erforderlichen Unterlagen einreichen. Die Hochschulen bzw. die Prüfungsverwaltungen haben hierüber bisher keine Einsicht. Um die benötigten Informationen zur Auslandsmobilität von Hochschulgraduierten in Studiengängen ohne ECTS zu erfassen, sind analog zu Szenario 1 die Antragsformulare und Anerkennungsbescheide um die Angaben zu Aufenthaltsdauer und Aufenthaltsart, Gastland und Art des Mobilitätsprogrammes zu ergänzen und nach der Erfassung in den Lieferdatensatz zur Prüfungsstatistik einzupflegen.