Hochschulweite softwarebasierte Erfassung von temporären Auslandsaufenthalten

Basisdaten zur betrachteten Hochschule:

• Hochschule Reutlingen, ca. 5.800 Studierende (WS 15/16)
• Ca. 1.000 Studienaufenthalte und ca. 250 Auslandspraktika pro Jahr
• Anerkennungsquote bei nahezu 100% (Studienaufenthalte)

Organisatorische Abwicklung:

Um möglichst alle temporären Auslandsaufenthalte der Studierenden mit Bezug zum Studium zu erfassen, wurde auf Initiative des IO die Einführung einer zentralen Datenbank als Kooperationsprojekt zwischen dem International Office (IO), der Verwaltung, den Fachbereichen und dem Prüfungsamt vorgenommen. Ausgangspunkt hierfür ist die vom IO der HS Reutlingen genutzte Software zur Datenverwaltung internationaler Studierendenmobilität. Mittels fakultätsübergreifender, webbasierter Eingaberechte können nicht nur die Mitarbeiter aus dem IO, sondern auch die mit internationalen Belangen beschäftigten Mitarbeiter aus den Fachbereichen ihre Auslandsmobilitäten einpflegen. Damit sind sowohl die Mitarbeiter des IO als auch die Mitarbeiter von insgesamt fünf verschiedenen Fachbereichen mit der Datenerhebung von Auslandsaufenthalte ihrer Studierenden befasst. Um die Voraussetzungen einer zentralen softwarebasierten Mobilitätserfassung zu schaffen, wurde die Hochschulleitung von der Notwendigkeit belastbarer Mobilitätszahlen überzeugt, die zur Steuerung der Internationalisierungsbemühungen der Hochschule unerlässlich seien. Mit Rückhalt durch die Hochschulleitung konnte schließlich auch die Kooperation aller Fachbereiche eingeholt werden.

In der zentralen Datenbank enthalten sind alle temporären Studienaufenthalte im Ausland. Auch Auslandpraktika, die mithilfe einer Erasmus+ Förderung durchgeführt wurden, werden nach der semesterweisen Meldung von KOOR/BEST (landesweite Erasmus-Koordinierungsstelle für derzeit 41 Hochschulen in Baden-Württemberg) an das IO manuell in die Mobilitätsverwaltungssoftware eingelesen. Um den Umfang der verfügbaren Daten – etwa zu Praktika außerhalb einer Erasmus-Förderung oder auch zu freiwilligen Praktika im Ausland – zu vergrößern, wird auf eine neu etablierte Praktika-Datenbank des Career Services zurückgegriffen, in welcher sowohl das Land als auch die Dauer der Auslandspraktika festgehalten wird. Die Abwicklung von Praktika erfolgt an der Hochschule grundsätzlich über die Praktikantenamtsleiter der einzelnen Fachbereiche. Diese tragen zukünftig in diese Praktika-Datenbank die Angaben über die absolvierten Praktika, darunter auch die Mobilitätsmerkmale bei Praktika im Ausland, ein. Die Angaben zu den Auslandspraktika können vom IO abgerufen und in die Mobilitätsverwaltungssoftware eingelesen werden.

Finanzieller & personeller Aufwand:

Zur Einführung und Programmierung der Software zur zentralen Mobilitätserfassung wurde eine Projektstelle eingerichtet. Vier Hochschulmitarbeiter wurden speziell für die Softwareanwendung geschult, um die verantwortlichen Mitarbeiter an den Fakultäten weiterzubilden. Im aktuellen Produktiveinsatz liegt die personelle Ausstattung für die Nutzung der Mobilitätsverwaltungssoftware bei einer 50%-Stelle im IO und bei den fünf beteiligten Fakultäten nach jeweiligen Rahmenbedingungen jeweils zwischen ein bis vier Mitarbeitern, die ca. 5-15% ihrer Arbeitszeit in das Verwaltungsprogramm investieren.

Wirkungsgrad & Ausblick:

Der Umfang erfasster temporärer Auslandsaufenthalte, die im Zusammenhang mit dem Studium stehen, konnte mittels der dezentralen Eingabe von Mobilitäten durch die einzelnen Fachbereiche und der Überführung in eine zentrale Datenbank durch das IO vervielfacht werden. Auch die Dunkelziffer von Auslandspraktika soll mit Rückgriff auf die Datenbank des Career Services nochmals reduziert werden. Um die Erfassung der studienbezogenen Auslandsaufenthalte gemäß den Vorgaben des novellierten Hochschulstatistikgesetzes zu erfüllen, sollen auf die umfassenden Daten aus dem IO zurückgegriffen werden. Mittels Schnittstelle sollen die Angaben zu temporären studienbezogenen Auslandsmobilitäten schließlich vom IO an die Hochschulverwaltung übermittelt werden. Diese Schnittstellenmöglichkeit ist von den jeweiligen Softwareanbietern zur Datenverwaltung im IO und zur Datenverwaltung der Studierenden-und Prüfungsstatistik noch zu entwickeln.

Stand: 16.12.2016